11 Alasan pentingnya membuat Business Contingency Plan (BCP) di Saat Krisis

Mungkin tidak perlu dikatakan lagi, tetapi waktu terbaik untuk membuat rencana kesinambungan bisnis atau Business Contingency Plan (BCP) adalah sebelum Anda mengalami krisis. Namun, jika organisasi Anda tidak memiliki satu pengaturan dan sekarang merupakan salah satu dari sekian banyak upaya untuk menyatukan sesuatu, Belum terlambat untuk memulihkan ketertiban dan memperbaiki keadaan sehingga Anda siap untuk hal lain yang mungkin datang. Berikut ini sekilas alasan mengapa pentingnya perencanaan kesinambungan bisnis harus berada di garis depan pikiran Anda sekarang.

1. Perencanaan bisnis Anda akan membantu untuk mengidentifikasi banyak pengganggu bisnis potensial.

Secara historis, organisasi telah memikirkan perencanaan yang berkesinambungan atau business contingency plan dalam hal bencana alam dan pemadaman layanan. Ini termasuk berbagai masalah, seperti angin topan, banjir, dan kebakaran, serta hal-hal seperti pemadaman listrik atau jalur komunikasi yang jatuh. Krisis buatan manusia, seperti vandalisme atau pelanggaran data juga mulai mendapat perhatian dalam beberapa tahun terakhir.

Dengan pandemi COVID-19, banyak perusahaan belajar dengan cara yang sulit bahwa ada lebih banyak hal yang harus dihindari. Sesi perencanaan kontinuitas bisnis yang efektif melihat semua proses bisnis penting Anda, berbagai masalah yang dapat berdampak pada mereka, dan bagaimana cara mengurangi masalah potensial, sehingga organisasi Anda lebih siap. Sekalipun Anda tidak siap menghadapi coronavirus dan penurunan pasar secara umum, Anda dapat bersiap untuk peristiwa berikutnya, apa pun itu.

2. Bisnis Anda akan terus berfungsi bahkan jika lingkungan kerja harus berubah.

Terkadang pekerjaan tidak dapat dilakukan dengan aman di lokasi normalnya. Sebelumnya, orang-orang memikirkan hal ini dalam hal insiden seperti badai salju atau badai. Organisasi yang tidak siap hanya berhenti bekerja sama sekali tetapi mereka yang memiliki rencana kesinambungan bisnis memiliki lokasi cadangan untuk dipindahkan. Namun, ini juga dapat melibatkan pekerjaan dari opsi rumah.

Seperti yang terlihat pada COVID-19, organisasi yang gesit dengan sistem yang ada untuk memindahkan tim ke operasi jarak jauh memiliki transisi yang jauh lebih mulus daripada rekan-rekan mereka. Jika organisasi Anda tidak siap untuk menggeser tim untuk bekerja di rumah atau operasi melambat karena orang-orang belum dapat pergi ke tempat kerja tradisional mereka, bekerja pada rencana kesinambungan bisnis Anda sekarang akan membuatnya lebih mudah untuk mengatasi masalah produktivitas yang tersisa memiliki dan memastikan semua orang dapat pindah ke lingkungan kerja alternatif sesuai kebutuhan di masa depan.

3. Pusat kontak dan layanan outsourcing lainnya akan memberi organisasi Anda fleksibilitas lebih.

Anda memiliki banyak hal sebagai pemimpin organisasi. Ketika krisis terjadi, Anda harus mampu mengatasi masalah dengan cepat dan gesit. Namun, proses bisnis pinggiran, meskipun mungkin penting untuk operasi secara keseluruhan, dapat menyerap fokus Anda ketika Anda perlu menangani pelanggan dan karyawan Anda. Ketika outsourcing, proses ini terus berjalan tanpa masalah, memungkinkan Anda fleksibilitas yang Anda butuhkan untuk menyesuaikan dan memutar strategi keseluruhan Anda, memastikan organisasi Anda keluar di atas meskipun krisis.

Jika saat ini Anda berjuang untuk membersihkan kekacauan atau kesulitan membuat inden, wajar jika Anda ingin fokus pada masalah langsung. Namun, melakukan itu hanya memberi Band-Aid pada masalahnya. Anda tidak melihat gambaran keseluruhan dan mungkin kehilangan detail penting, ditambah lagi Anda akan berada dalam situasi yang sama ketika krisis berikutnya datang. Sangat penting untuk membangun rencana kesinambungan bisnis skala penuh sekarang sehingga Anda memiliki fleksibilitas yang Anda butuhkan untuk mengatasi situasi saat ini dan peristiwa masa depan.

4. Pelanggan Anda akan memiliki perlindungan, dan dengan demikian akan mengembangkan lebih banyak kepercayaan pada organisasi Anda.

Semua proses bisnis memiliki “pelanggan,” meskipun mereka mungkin adalah pelanggan akhir Anda yang membeli produk dan layanan Anda atau mereka bisa menjadi pelanggan internal yang bergantung pada hal-hal seperti meja bantuan TI atau ruang surat Anda untuk melakukan pekerjaan mereka. Meskipun mungkin tidak perlu dikatakan, layanan yang dapat diandalkan melindungi semua orang ini dari kerusakan jaminan dan kehilangan produktivitas ketika terjadi krisis dan layanan yang berkelanjutan membangun kepercayaan dalam organisasi Anda.

Jika Anda melewatkan ini, kepercayaan pada perusahaan Anda telah terguncang, tetapi Anda dapat mulai membangun kembali kepercayaan dengan mengambil langkah yang tepat sekarang.

5. SDM utama anda akan tetap aman dan kembali bekerja lebih cepat.

Terkadang jeda kerja tidak bisa dihindari. Dalam kasus COVID-19, perusahaan tidak punya pilihan selain menjaga karyawan “tidak penting” di rumah, bahkan jika orang-orang itu sangat penting untuk operasi bisnis. Situasi serupa mungkin muncul dalam berbagai krisis. Dengan rencana kesinambungan bisnis yang tepat, menjaga keselamatan karyawan itu mudah dan Anda akan sudah memiliki proses dan prosedur untuk membuat mereka kembali bekerja dengan lancar dan efisien.

Pertimbangkan ini: apakah Anda sudah tahu kapan dan bagaimana Anda akan mulai membawa karyawan kembali bekerja? Yakin kesehatan dan keselamatan karyawan penting yang masih bekerja di fasilitas Anda dilindungi? Jika Anda memiliki keraguan, maka Anda harus mengerjakan rencana kesinambungan bisnis Anda sekarang.

6. Reputasi organisasi Anda akan tetap utuh.

Perusahaan dibuat atau hilang pada masa krisis karena begitu banyak yang dipertaruhkan. Anda harus bisa menjaga pelanggan Anda, mencari karyawan Anda, dan mengatasi masalah persepsi, semua sambil menangani strategi bisnis dan tantangan keuangan serta memastikan keselamatan semua orang dan keamanan fasilitas dan data. Itu tugas berat dan banyak organisasi tidak berhasil, kemudian berakhir dengan mimpi buruk PR di tangan mereka untuk mengatasinya juga. Namun, dengan perencanaan yang tepat, Anda sebenarnya dapat meningkatkan reputasi organisasi Anda, membangun hubungan, dan masa depan yang lebih kuat.

Jika Anda telah menghadapi kesalahan reputasi selama COVID-19, Anda mungkin sudah menemukan diri Anda berkata, “Tidak akan pernah lagi …” Memulai perencanaan keberlanjutan bisnis Anda sekarang memastikan Anda akan menepati janji-janji itu dan menemukan solusi yang tepat tidak jatuh di pinggir jalan saat Anda melanjutkan operasi. Plus, ini dapat membantu Anda pulih dari masalah reputasi apa pun yang mungkin Anda alami sekarang juga.

7. Komunikasi akan lebih lancar.

Rencana kesinambungan bisnis yang terperinci membahas masalah-masalah penting dan memastikan semua orang tetap mendapat informasi. Detail seperti siapa yang perlu diberitahu, bagaimana mereka akan diberitahu, dan langkah-langkah apa yang perlu diambil diuraikan. Saluran komunikasi juga dibuat sebelumnya, sehingga semua orang tahu ke mana harus mencari dan tetap terhubung.

Apakah Anda memiliki beberapa orang di berbagai platform pengiriman pesan instan, yang lain menggunakan telepon mereka, dan beberapa mengirim puluhan email? Pernahkah orang mengeluh bahwa mereka tidak tahu ke mana harus mencari informasi? Pernahkah Anda memperhatikan penurunan produktivitas, tetapi tidak dapat mengidentifikasi akar penyebabnya? Perencanaan kesinambungan bisnis dapat membantu Anda meningkatkan jalur komunikasi sekarang dan memastikan mereka tetap terbuka di masa depan.

8. Anda akan menghindari downtime yang berlebihan.

Dibutuhkan waktu untuk membawa orang dan proses kembali ke pengoperasian penuh setelah segala jenis penutupan, tetapi momen berharga hilang ketika Anda perlu menyusun strategi pengembalian mereka. Perencanaan kesinambungan bisnis memastikan Anda tidak perlu khawatir tentang hal ini, sehingga Anda kembali lebih cepat dan dapat membantu Anda menghindari waktu henti sama sekali dalam banyak kasus juga.

Jangan menunggu sampai Anda siap untuk mulai membawa orang kembali bekerja untuk membuat rencana untuk melakukannya. Buat garis besar sekarang dengan rencana kesinambungan yang solid.

9. Pemulihan Anda dari krisis akan lebih cepat.

Mereka yang tidak memiliki rencana kesinambungan bisnis siap ketika krisis melanda dibiarkan begitu saja untuk membuat yang terbaik dari situasi yang buruk, yang dapat mengakibatkan biaya dan kerugian yang tidak perlu. Perencanaan ke depan membantu memastikan Anda menghindari ini dan membuatnya lebih mudah bagi organisasi Anda untuk pulih ketika krisis berakhir.

Seperti disebutkan sebelumnya, ada banyak komponen yang memengaruhi bagaimana bisnis Anda akan pulih dari krisis. Persiapan Anda untuk itu adalah salah satu yang terbesar, tetapi jika Anda tidak siap untuk apa yang terjadi sekarang, keputusan yang Anda buat masih akan berdampak pada kelangsungan hidup organisasi dan bagaimana kinerjanya setelahnya.

10. Perusahaan Anda akan mendapatkan keunggulan kompetitif.

Perusahaan tangkas yang dapat berputar dan bangkit kembali dengan cepat mengungguli rekan-rekan mereka. Mereka lebih cenderung bertahan dari krisis dan berkembang ketika normalitas dipulihkan. Karena perencanaan kesinambungan bisnis menawarkan semua manfaat yang diuraikan di sini, mereka yang memanfaatkannya siap untuk menyalip pesaing mereka.
11. Anda akan memiliki ketenangan pikiran yang lebih besar.

Anda memperkirakan dan mengikuti anggaran, menghemat sumber daya, membeli asuransi, melakukan riset pasar, dan menginvestasikan waktu dalam strategi untuk memastikan masa depan organisasi Anda aman. Perencanaan kesinambungan bisnis sama dengan ini. Meskipun Anda mungkin berharap untuk tidak memanfaatkan rencana Anda, meyakinkan untuk mengetahui bahwa Anda dilindungi jika sesuatu memang terjadi.
Mulai dengan rencana kesinambungan bisnis Anda sekarang.

Apakah organisasi Anda sedang berjuang karena peristiwa saat ini atau meninggalkan Anda dengan kesadaran bahwa perusahaan Anda tidak siap seperti yang Anda pikirkan, Memulai dengan rencana kesinambungan bisnis adalah langkah logis berikutnya. Dengan tiga dekade dalam industri ini dan pengalaman yang mendukung perusahaan besar, perusahaan Fortune 500, dan organisasi pemerintah dalam boom dan bust, Artatel dapat membantu Anda mengidentifikasi risiko terbesar Anda dengan alasan yang logik untuk kesinambungan dan menyusun rencana untuk memastikan organisasi Anda adalah satu dari sedikit yang tidak hanya bertahan masalah ini tetapi berkembang setelah dan siap untuk selanjutnya. Hubungi kami untuk memulai .